ワークフロー電子化のメリット

2017年9月29日

「働き方改革」を推進するための有効なツールとしても大注目のグループウェアについて、大塚商会の「アルファオフィス」を例に、機能のまとめや活用シーンを過去のコラムでもご紹介しました。今回は、ワークフローについてお伝えしたいと思います。グループウェアの機能については、コラム「グループウェア機能まとめ おすすめは、アルファオフィス! 」をご参照ください。

目次

  1. 1. ワークフローとは
  2. 2. ワークフローを電子化するメリット

1. ワークフローとは?

まず、ワークフローとは何でしょうか?簡単に言うと、業務手続きの流れのことです。
例えば、業務上発生する事務手続きを思い浮かべてください。
・業務で使用する切手を立替払いして、経理部門に請求する
・住居移転で住所変更届を総務部に提出する
・システム利用権限追加をシステム管理部門へ申請する

ワークフローとは、上記のように、申請先の部署がそれぞれ異なっている事務手続きを決められた流れに沿って処理することです。様々な部署の複数の担当者が、複数の上長の承認を得ながら、処理します。

2. ワークフローを電子化するメリット

WordやExcelで作成された申請書で手続きを進める時は、申請書に上司や関係部署の承認(=ハンコ)をもらうことで、業務が流れていきます。この申請から承認までの流れをシステム化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

まず、申請を紙で回す運用のデメリットを挙げていきます。
・申請書原本のファイリングや管理工数がかかる
・承認者が外出時は、承認が止まってしまう
・申請書のフォーマット改編後、旧バージョンで申請書届いた場合は、再提出を依頼する必要がある

次に電子化した場合のメリットを挙げます。
・電子データとして保存されるので、ファイリングの工数が削減できる
・申請したものが、どこで止まっているのかを把握できる
・過去の申請を簡単に検索できる
・申請ルートが登録されているので、申請先を迷わない
・外出先からも、申請や承認作業ができる
・最新のフォーマットを維持できる

上記のように、工数削減・時間短縮などメリットは非常に大きいです。導入時には、電子化したい申請の業務の流れを明確にする必要があるので、業務の棚卸ができて業務改善に繋がります。

大塚商会のグループウェア「アルファオフィス」は、ワークフロー機能をオプションでご用意しています。既にご契約いただいているお客様にはご案内していますが、10/3からワークフローの一部機能が無償で使えるようになります。まだ申請を紙で回している企業は、この機会にフローを見直してみてはいかがでしょうか。

まとめ

  • ワークフローとは、業務ごとに決められた流れに沿って処理を進めていくこと。
  • ワークフローを電子化すると、業務効率が上がる。

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