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給与明細書をシステムで電子化!

2017年4月28日

企業に勤めている従業員にとって、給与は大事なモチベーションの一つだと思います。その給与の詳細を記載したのが、いわゆる給与明細書ですが、果たして紙である必要はあるのでしょうか?そこで今回は、紙ではなく給与明細システムで電子化するメリットをご紹介します。

目次

  1. 1. 給与明細書を電子化するメリットとは
  2. 2. 給与明細書の情報漏えいリスクを抑制

1. 給与明細書を電子化するメリットとは

給与明細書を作成すると、紙や印刷などにかかる消耗品費に、送付に掛かる配送費、仕分作業などで人件費がかかります。毎月発生するこれらの作業工数やコストが、明細書の電子化により解決できるのです。例えば給与明細システムを導入し、電子明細を従業員が各自で確認できれば、印刷や仕分けなどの面倒な作業が不要となり、コストを削減できます。よくあるケースとして、誤って明細書を廃棄した場合の再発行も従業員自らが確認、印刷ができるため、給与担当者の手を煩わしません。
また、多くの給与明細システムは、給与計算ソフトと連携が可能で、給与担当者の作業自体も容易です。そのため削減された工数は、異なる業務を行うことができ、生産性が増すでしょう。
さらに、導入するシステムによってはWeb上からのログインが可能なものや、スマートフォンにも対応しているサービスが多く、従業員は社内・社外問わず明細書を閲覧可能です。 給与担当者のメリットはもちろんですが、従業員側にもメリットがあり、これらの運用を紙で実現するのは難しいでしょう。

2. 給与明細書の情報漏えいリスクを抑制

昨今、情報漏えいの問題や個人情報保護法の改正が注目されている中、給与明細書は、企業の情報はもちろん、重要な個人情報にあたります。しかし、いくら重要と理解していても人の手が加わる限り、配布先を誤ったり、届いた後でも紛失の可能性があったりと、人的ミスを完全に無くすことは非常に難しいでしょう。さらに、これらの問題は、従業員が増えれば増えるほど、起こりうる事故です。そこで、給与明細システムの利用により、配布先の誤りや、明細書の紛失を防げるので、セキュリティ面で安心です。

コストの削減、生産性の向上、セキュリティ面での向上、ぜひ給与明細の電子化をご検討ください。

まとめ

  • 電子化により、コスト削減が見込める。
  • 従業員も必要なときに、給与明細を確認できるので利便性が高い。
  • 紙で管理するより、セキュリティ面で安心。

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