名刺の管理はどうしてますか?
管理だけでなく効率的な営業活動を!

2017年3月3日

社外でビジネスを行う際に、初対面の方へのあいさつとしてまず名刺交換を行いますが、交換した名刺はどのように管理していますか? 名刺管理システムを利用しデータで管理している企業もありますが、紙の名刺のまま保管・運用していることがまだまだ一般的です。
そこで今回は、名刺管理システムのメリットや、法人向けオンラインストレージどこでもキャビネットの機能の一つ、名刺管理機能についてご紹介します。

目次

  1. 1. 名刺管理システムのメリット
  2. 2. どこでもキャビネット 名刺管理機能の紹介
  3. 3. 個人情報保護法改正による名刺管理の重要性

1.名刺管理システムのメリット

名刺管理システムはアナログな紙での管理に比べて、分類や検索が非常に効率的になります。名刺をファイリングして保管している場合、探している名刺がすぐに見つけられなかったり、整理するのには手間がかかります。データ化することで、多数ある名刺から必要な名刺情報をすばやく検索し閲覧できます。

また、こんな経験はありませんか?

・名刺は、個人で管理しているため社内で情報共有できず、新規顧客獲得のために営業したら、別の社員が既にアポイントメントをしていた。
・外出先で確認できる名刺は手持ちの分のみなので、とっさに閲覧したい名刺は帰社してからでないと確認できない。

名刺管理システムは、部署内はもちろん、社内で共有できるので、既にアポイントメントをとっている企業にダブルブッキングすることはありません。また、多くはマルチデバイスに対応しているため外出先でも、名刺の閲覧が可能です。業務の効率が上がるのはもちろんですが、データ化による利便性の高さもデータ化のメリットです。

2.どこでもキャビネット 名刺管理機能の紹介

どこでもキャビネットは、法人向けオンラインストレージですが、標準で名刺管理機能があります。 ですが、名刺の登録は、会社名や氏名を入力したり面倒だろうって思いませんか? 名刺管理機能への登録方法の一つに、OCR処理で登録が可能です。OCRとはスキャナーやスマホのカメラ等で読みとった文字を電子テキストに変換する機能です。社名や氏名を別途入力する手間が省け、簡単に登録ができます。

登録した名刺情報は、サムネイルで表示でき、フリガナ検索・新着検索・近所検索など多彩な検索方法に対応しています。なかでも近所検索は、GPS機能で、現在地を中心に近隣から、最大10件までの登録情報を地図上に表示できますので、効率的な営業活動を支援します。

地図との連携はもちろんですが、ブラウザーや電話、メールとも連携しているため、企業ホームページの確認や電話、メールも容易に行えます。マルチデバイス対応で、スマホが、外出先では万能な名刺入れの役割を果たします。

3.個人情報保護法改正による名刺管理の重要性

名刺管理の重要性を、あらためて見直す必要があります。これまでは、5,000件以上の個人情報を取り扱っていた事業者が「個人情報取扱事業者」でしたが、平成29年5月30日に施行予定の個人情報保護法の改正により、個人情報を取り扱う事業者は、件数に関わらず「個人情報取扱事業者」になります。

言うまでもなく、名刺は多くの個人情報の宝庫であり、重要な企業の資産です。無料の管理ソフトを使って情報が漏えいする、名刺を紙のまま所持し紛失する等、セキュリティリスクはさまざまです。

どこでもキャビネットなら、法人向けのオンラインストレージのため、多様なセキュリティ対策が施されています。また、特定個人情報に関する安全管理措置のガイドライン(技術的安全管理措置)の基準を満たしているため、名刺だけでなくマイナンバーの管理も可能です。ぜひ、どこでもキャビネットで名刺を安全に管理しつつ、有効に活用しませんか?

まとめ

  • 名刺の管理・共有で業務効率が上がる
  • 個人情報保護法の改正が2017年5月30日から施行される。
  • どこでもキャビネットは、マイナンバーの管理に必要な、特定個人情報に関するガイドライン(技術的安全管理措置)の基準に満たしている。

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