書類を安全に管理できる「セービングBOX」
高セキュリティな外部倉庫に預けるという選択

2016年10月28日

        

目次

  1. 1. 書類の管理は大変!
  2. 2. セービングBOXとは
  3. 3. セキュリティ万全な倉庫

1.書類の管理は大変!

文書の電子化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙の書類は多くあります。保管期限が決められている書類もあるでしょう。
紙の書類で保管されているものは個人情報など機密情報を含んだ重要書類も多く、また、原本として保管しているものは決して紛失が許されません。セキュリティ面からも取り扱いに注意が必要です。鍵のかかるキャビネットで運用ルールを決めるなど、管理には手間もかかります。
そして、保管場所の確保も課題です。書類を入れておくキャビネットを購入しても、いっぱいになってしまえばキャビネットを買い足す必要があります。スペースが必要になる分、賃料もかかります。
書類の管理は、セキュリティ・手間・場所・コストというあらゆる面から考えて、とても負担がかかります。
そこでご紹介したいのが、「セービングBOX」という外部倉庫に書類を預けるサービスです。

2.セービングBOXとは

セービングBOXはダンボール(保管箱)に詰めた書類を倉庫で預かるサービスです。
保管箱の中身がわかるような情報、例えば”2016年9月分顧客リスト”などを、Web対応保管物管理システム(ACTSWIN)に登録すると、バーコードが発行されます。
このバーコードを保管箱に添付して、倉庫への預け入れを依頼します。保管箱が倉庫に入り、その後の保管箱の管理はこのバーコードを元に行います。
ACTSWINでは預け入れ、取り出しや機密抹消の依頼、また利用履歴の確認も可能です。

3.セキュリティ万全な倉庫

セービングBOXでお預かりする倉庫はセキュリティ万全な倉庫を利用しており、一般的な事務所で保管するよりも安全といえます。例えばこのような点が挙げられます。

  • 地震の際も液状化の危険が少ない地質構造の土地を選び、強固な地盤の上に建設されている。
  • 館内は火気厳禁のため、食堂がない。
  • 追跡等を考慮し、トラックには宣伝を入れない。
  • 昨今の情報漏えい事案では従業員から漏えいするケースも多いため、従業員のケアも重視している。

書類は社内に置かず、外部に安全に預けることもできるのです。

まとめ

  • 書類の管理は大変!セキュリティ・手間・場所・コストあらゆる面で負担が大きい。
  • セービングBOXで外部倉庫に書類を安全に預けることができる。
    預け入れや取り出しなど、Web画面で管理できる。
  • セービングBOXの倉庫はセキュリティ万全。あらゆる事故を想定して対策を行っている。。

提供するサービス

月々120円/箱 セキュリティ万全な外部倉庫に書類を預ける  セービングBOXの紹介サイト

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