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グループウェア
個人や他のメンバーのスケジュール、施設の利用状況、組織内に伝えたいメッセージ、特定の人に伝えたい伝言など、組織内にあるさまざまな情報を、毎日使うパソコン画面に整理されたかたちで表示して、社内の円滑なコミュニケーションを実現します。カンタンな操作とシンプルで見やすい画面なので、パソコンに不慣れな方でもストレスを感じることなく利用でき、社内コミュニケーションを活性化し、生産性を高めることができます。
グループウェア機能の便利な使い方
- 1日の始まりにポータルでその日の予定をチェック！
- 会議の議事録や重要な情報を簡単・安全に回覧！
- スタッフ・部下の行動やスケジュールをしっかり把握！
ポータル
利用している各機能の新着情報をひと目で確認できる画面です。1日の仕事を始める前に、まずポータルを開くことで、その日に必要な情報をすばやく確認することができます。また、それぞれの機能を選択してから確認するという手間が省け、情報の見落としを防ぐことができます。ポータルのレイアウトや表示件数は設定機能で変更できます。
掲示板
部署別の通達や連絡事項などの情報発信から、クレーム情報や個々人が持つノウハウの蓄積まで幅広く使うことができます。
一定期間で自動削除できる期限付きメッセージや、取り出したい情報を指定した単語で探せる全文検索機能などの便利な機能も搭載されています。
管理者機能では主に以下のような設定や管理ができます。
- 掲示板グループの作成（２階層）
- 掲示板グループ単位でのアクセス権設定
- 当月のアクセス履歴の確認及び過去12ヶ月分のデータダウンロード
- 掲示板有効期限の設定
- 利用者機能に参照履歴を表示するかしないかの設定
- 登録されているメッセージを変更できる利用者を特定する設定
スケジューラ
自分のスケジュールはもちろん、他のメンバーの予定も確認できるため、会議の日程などを容易に決めることができます。また、予定入力時に非公開を選択して登録すれば、関係者以外に見られることはないため、機密性の高い打ち合わせも登録できます。
管理者機能では主に以下のような設定や管理ができます。
- アクセス権設定
- 分類の設定（会議 外出 来客etc…）
- 過去1年分のスケジュールデータのダウンロード
- 休日や定休日の設定
施設予約
社内の施設や機材の空き状況を予定表で確認しながら、効率的に予約登録することができます。施設予約では、重複登録ができないため、ダブルブッキングなどのトラブルを未然に防ぐことができます。
- 施設予約グループの設定
- 施設予約グループ単位でのアクセス権設定
- 分類の設定（会議 来客etc…）
プライベートグループ
各グループに所属するメンバーと施設を自由に組み合わせて、自分だけのグループを作成できます。会議室の空き状況を確認しながら、メンバーのスケジュール登録ができます。また、メンバーのスケジュール登録と会議室予約を１回の登録で済ませることもできます。プライベートグループはスケジューラの設定機能で作成できます。
回覧板機能
アルファオフィスに登録されているメンバーの中から任意のメンバーを選択して、メッセージや添付ファイルを送ることができます。送付した回覧が誰に確認されていて、誰に確認されていないか容易に把握できるとともに、回覧を受け取ったメンバーは、コメントを返すことができます。また、大容量データを複数人に渡す場合、メールサーバに負荷をかけなくて済むというメリットもあります。
管理者機能では主に以下のような設定や管理ができます。
- 回覧期限の設定
- 登録された回覧板やコメントの内容の把握
- 当月のアクセス履歴の確認及び過去12ヶ月分のデータダウンロード
ToDo
アルファオフィスに仕事と期限を登録しておくことで、「いつまでに、何をしなければならないか」を自分でしっかりと管理できます。
優先度をつけたり、指定した時刻にEメールで自分に通知したりなど、仕事を管理するための機能が満載です。
伝言メール
外出している従業員の携帯電話のメールアドレス宛にメッセージを送ることができます。外出している従業員へのちょっとした連絡などに使用すると便利です。送信者本人にも送ることが可能なので、「言った」「言わない」を防ぐことができます。
お知らせ
管理者から連絡事項などを、全利用者へ一斉に発信できます。利用者のポータルにも連絡を表示させることができるので、緊急の連絡事項も確実にすばやく伝達できます。
携帯電話対応
スケジュールの確認や登録、掲示板やアドレス帳の参照などが携帯電話からご利用できます。外出での移動時間や空き時間を効率的に活用できます。
対応機能一覧
- スケジューラ
- 施設予約
- アドレス帳
- 掲示板（参照のみ）
- 回覧板（コメント入力／確認のみ）
- ToDo
携帯端末用ログインURL
- iモード（NTTドコモ）
http://mega.alpha-office.jp/i/ - Yahoo!ケータイ（ソフトバンクモバイル）
http://mega.alpha-office.jp/y/ - EZweb（KDDI）
http://mega.alpha-office.jp/ez/
メガタイプ
- iモード（NTTドコモ）
http://giga.alpha-office.jp/i/ - Yahoo!ケータイ（ソフトバンクモバイル）
http://giga.alpha-office.jp/y/ - EZweb（KDDI）
http://giga.alpha-office.jp/ez/
ギガタイプ
アドレス帳
社員／得意先／プライベートに分けてアドレスや個人情報を登録できます。メールを送りたい従業員や顧客のメールアドレスをクリックするだけで、手間なく送信できる「クイックメール」を搭載しています。また、携帯電話からもアドレス帳を閲覧できるので、外出時にも顧客情報を確認できます。
リンク
いつも利用する情報サイトをリンク集として登録し、いつでもワンクリックでリンク先のページを表示させることができます。リンク集は、メンバー全員が利用できる共有リンク集や個人別に利用するリンク集として登録できます。
